Das Travel Management System des KIT
Das KIT führt das elektronische Travel Management System des KIT, kurz TMSK für alle KIT-Beschäftigte ein. Das TMSK ist über mehrere Schnittstellen mit SAP verknüpft.
Mit dem TMSK werden ausschließlich die Dienstreisen von KIT-Beschäftigten beantragt.
Personen, die in einem anderen Vertragsverhältnis zum KIT stehen, beantragen und rechnen Ihre Dienstreisen weiterhin über das Formular Reiseabrechnung für Gäste ab.
Folgende Personen können keine Dienstreisen über TMSK beantragen und/oder abrechnen:
- Mitarbeiter von Fremdfirmen
- Personen, die keinen Zugriff auf das Intranet des KIT haben
- Studierende
- Gäste des KIT
Die Dienstreisen müssen vor Antritt der Reise beantragt und genehmigt werden. Mit der Anwendung des TMSK werden Dienstreisen elektronisch beantragt und abgerechnet.
Alle Daten des Dienstreiseantrages, mit Ausnahme der Kontierungsdaten, können im Rahmen der Reisekostenabrechnung angepasst werden.
Der Dienstreiseantrag wird elektronisch von einem Genehmigenden genehmigt, der für die bereiste Kostenstelle die Berechtigung besitzt, Dienstreisen zu genehmigen. Die Genehmigungsberechtigten sind in SAP mit den erforderlichen Genehmigungs-rechten registriert.
Am KIT finden Dienstreisen sowohl nach Landesrecht als auch nach Bundesrecht statt. Dies ist abhängig davon, ob es sich um Großforschungsaufgaben (Bundesrecht - BRKG) oder um Universitätsaufgaben (Landesrecht - LRKG) handelt. Das TMSK erkennt anhand der Kontierungsdaten selbstständig, welches Recht Anwendung findet.
Bei Reisen für Großforschungsaufgaben (GFB) erfolgt die reisekostenrechtliche Genehmigung und die Bestellung der Reisemittel mit Ausnahme der Dienst- und Mietwagen beim ansässigen Vertragsreisebüro (DER) durch die Reisestelle. Das System erkennt dabei den für den Reisenden zuständigen Sachbearbeiter in der Reisestelle.
Bei Reisen für Universitätsaufgaben (UB) folgt nach der Genehmigung der Dienstreise der Prozess dem bisherigen Prozedere hinsichtlich Buchung der Reisemittel und Veranlassung der Vorschüsse in Verantwortung des Reisenden und der Institutssekretariate.
Die dezentrale Verwaltungsorganisation am UB und die zentrale Verwaltungsorganisation am GFB führen zu jeweils unterschiedlichen Prozessen nach der Antragstellung.