Teilnahme an ESS/MSS
Folgendes muss für die Teilnahme beachtet werden:
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Es kann nur die/das gesamte OE/Institut bzw. größere Abteilungen innerhalb einer/eines OE/Institut teilnehmen, alse keine Einzelpersonen. Das hängt mit der Sichtweise des Teamkalenders zusammen.
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Wir benötigen auf jeden Fall einen/eine Ansprechpartner/in zur Organisation der Teilnahme.
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Das aktuelle Organigramm Ihrer/Ihres OE/Instituts mit der Zuordnung der Beschäftigten zu den Unterabteilungen/Gruppen muss mit der in SAP abgebildete Struktur übereinstimmen. Eine korrekte Zuordnung der Beschäftigten zu den jeweiligen Teams ist sehr wichtig, da sich dieses im ESS/MSS-Teamkalender wiederspiegelt. Im Teamkalender sehen die Mitglieder der jeweiligen Teams die Abwesenheiten (ohne Abwesenheitsgrund) der Kolleginnen und Kollegen.
Die in SAP hinterlegte Struktur können Sie zum Abgleich bei PSE-Controlling anfordern. -
Die Genehmiger-Rollen für die Vorgesetzen (Zugriffsrechte laut Dienstvereinbarung) zur Genehmigung von Urlaub/Gleitzeit/Gleitzeitkorrekturen bzw. für die elektronische Bestätigung von Krankheitsmeldungen, müssen schriftlich per Formular bei PSE-Entgeltabrechnung beantragt werden. Dies kann auf dem Postweg oder als Scan per Mail (Funktionspostfach ESS-Service∂pse.kit.edu) geschickt werden. Wir beantragen dann die entsprechenden Zugriffe bei SCC-IOR.
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Schriftliche Beantragung der Sekretariatsrolle sowie der Rolle für die Zeitbeauftragten per Formular
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Zugriff auf das SAP-Web-Portal. Der Zugang erfolgt über ein Token (stellt SCC zur Verfügung, bitte dort beantragen). Wir lassen dann die Benutzer und Rollen im SAP-System anlegen. Die Beschäftigten werden entsprechend informiert.
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Organisation der Schulungen bei Ihnen Vorort. Hierzu benötigen wir einen Zugriff auf das KIT-Intranet (bitte testen) sowie einen Beamer. Die Gruppengröße sollte 30 Personen nicht übersteigen. Die Schulungen dauert ca. 1 1/2 bis 2 Stunden.
Derzeit sind nur Schulungen über MS-Teams für ca. 10 Personen (Supervisor) möglich
Die Formulare finden Sie hier:
Besonderheiten für den Universitätsbereich
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Der Urlaub wird bei Teilnahme zentral über die Zeitwirtschaft von PSE erfolgen und in SAP geführt. Hierfür benötigen wir zu einem Stichtag die Urlaubskarteikarten Ihrer Beschäftigten, damit wir den Resturlaub in SAP hinterlegen können. Hierfür sollte uns ein/e Ansprechpartner/in zur Verfügung stehen falls Fragen aufkommen. Die Verwaltung der Urlaubskarteikarten bei Ihnen entfällt.
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Um das Urlaubskontingent richtig berechnen zu können, benötigen wir bei den Beschäftigten in Teilzeit die Lage der Arbeitszeit, wenn weniger als 5 Tage pro Woche gearbeitet wird. Hier wird dann der Anspruch entsprechend gekürzt. Diese Info benötigen wird natürlich auch, wenn sich im Beschäftigungsgrad etwas ändert (z.B. von 4 Tage –Woche auf 5 Tage-Woche oder von 5 Tage-Woche auf 3-Tage-Woche)
Druckversion: Teilnahmevoraussetzung für ESS
Beschreibung der einzelnen Rollen (Zugriffsberechtigungen)
| ESS | Die Rolle ESS erhalten alle Beschäftigten und muss nicht schriftlich bei PSE beantragt werden. Die Teilnahme an ESS/MSS kann schriftlich von der/dem Beschäftigten bei PSE-Entgeltabrechnung abgelehnt werden. Eine Begründung ist nicht erforderlich. |
| MSS Was Wer? |
Diese Rolle muss nicht über ein Formular beantragt werden. Genehmigen, Ansicht Teamkalender aller Beschäftigten der Organisationseinheit mit Abwesenheitsgrund. Nur diese Rolle beinhaltet zusätzlich den Punkt Mitarbeiterprofil (z.B. Eingruppierung, Vertragsart und ggf. Befristung, Resturlaub, prozentualer Anteil Arbeitszeit usw. Bereichs- Instituts- DE-Leitung. (bzw. OE-Leitung) |
Die folgenden Rollen müssen über ein Formular bei PSE- Entgeltabrechnung beantragt werden.
| Delegation der MSS-Rolle Wer? |
Soweit eine Delegation erfolgt, erhält der/die Delegierende automatisch die Rolle MSS. i. A. Die Rolle MSS entfällt und somit auch das Einsichtsrecht in die persönlichen Profile der ihm/ihr zugeordneten ESS-Teilnehmer/innen. Eine Delegation der Rolle darf nur an eine vertrauenswürdige und fachlich geeignete Person erfolgen, an die auch die Personalverwaltung und Personalwirtschaft delegiert wurde. |
| MSS im Auftrag Was Wer? |
Die Rolle beinhaltet Genehmigen von Urlaub, Gleitzeit, Zeitkorrekturen, Kenntnisnahme von Krankheiten., Ansicht Teamkalender des eigenen Teams mit Abwesenheitsgrund. Abteilungsleiter/innen innerhalb einer OE. |
| MSS im Auftrag in Vertretung Was Wer? |
Genehmigungen dürfen nur bei Abwesenheit der/des Vorgesetzten erfolgen Genehmigen, Ansicht Teamkalender des eigenen Teams mit Abwesenheitsgrund. Gruppenleiter oder Teammitglieder, im Falle der Abwesenheit des /der Vorgesetzten. |
| ESS-Sekretariat Was Wer? |
Ansicht Teamkalender aller Beschäftigten der Organisationseinheit mit Abwesenheitsgrund. Sekretariat |
| Zeitbeauftragte Was Wer? |
Erfassen von Krankheit Vorgesetzte, Sekretariat, von dem/der/Vorgesetzten bestimmten Beschäftigte |
Druckversion: Beschreibung der einzelnen Rollen (Zugriffsberechtigungen)
Anträge für ESS
Dienstvereinbarung ESS