Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)
Teilzeit - 80%
Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts für Baustatik (https://www.ibs.kit.edu/index.php) suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben
Organisationseinheit
Institut für Baustatik (IBS)
Ihre Aufgaben
- Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
- Kontrolle und Koordination des Zahlungsverkehrs, Rechnungsstellungen sowie Bearbeitung von Bestellungen
- Unterstützung von Forschungsprojekten durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Finanzen von Drittmittelprojekten
- Vorbereitung und Unterstützung von laufenden Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeitenden)
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und studentischen Angelegenheiten (z. B. digitale Prüfungsverwaltung)
Eintrittstermin
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ihre Qualifikation
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
- Sie bringen Berufserfahrung im Verwaltungsdienst (wünschenswert) sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office mit.
- Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung in der Anwendung von SAP ist wünschenswert.
- Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.
Das bieten wir Ihnen
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Entgelt
EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
Unbefristet
Bewerbungsfrist bis
01.05.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Steffen Freitag, Tel. +49 721 608-42280.
Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 1131/2025.
Ausschreibungsnummer: 1131/2025
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.Kontakt
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Jung
Telefon: +49 721 608-42098,
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe