Büroassistentin / Büroassistent | Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Organisationseinheit

Institut für Bodenmechanik und Felsmechanik (IBF)

Ihre Aufgaben

Ihr Aufgabengebiet umfasst vielseitige Büro- und Verwaltungsaufgaben. Sie unterstützen sowohl die Institutsleitung als auch die Mitarbeiter/innen (w/m/d) des Instituts. Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Bearbeitung allgemeiner Büro- und Verwaltungstätigkeiten, der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie der Termin- und Besprechungskoordination. Darüber hinaus gehören zu Ihren Aufgaben die Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Personalmaßnahmen und bei der finanztechnischen Abwicklung institutsbezogener Buchungen. Dazu zählen auch die Bestell- und Rechnungsabwicklung.

Eintrittstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
• Berufserfahrung ist erwünscht
• Sie besitzen profunde PC- und MS-Office-Kenntnisse und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software
• Gute Englischkenntnisse ergänzen Ihre Qualifikation
• Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus
• Sie bringen zudem Organisationstalent, Teamfähigkeit sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit. Ein sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten ist für Sie selbstverständlich