Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM)

Ihre Aufgaben

Das Officemanagement der Abteilung Technologiemarketing und -transfer betreut ca. 15 Personen mit Aufgaben im Technologiemarketing, dem KIT-Business-Club sowie im Innovationsmanagement. Sie treiben die stetige Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Team voran und arbeiten bei unterschiedlichen Projekten aktiv mit.

Ihr Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

• Sachbearbeitung für digitale Prozesse
  • Strukturieren und Auswählen von Verteilern für unterschiedliche Zwecke (CRM)
  • Schulen neuer Mitglieder der Abteilung in den Basisfunktionen CRM
  • Anlegen neuer Strukturen im Projektmanagement (WRIKE)
  • Erstellung von Präsentationen
  • Koordination und Controlling von Content-Archiven und Newsprozessen
• Kundendatenmanagement sowie Datenpflege im Projektmanagement (Wrike)
• Veranstaltungsmanagement
  • Buchung von Räumen, Catering und Transporten
  • Mitarbeit auf Veranstaltungen
  • Einladungsverteiler
  • Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Content-Erstellung
• Sekretariat wie Koordination von Anfragen und Terminen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen und Abstimmung mit Verwaltungseinheiten etc.

Eintrittstermin

ab sofort

Ihre Qualifikation

Sie verfügen über:

• eine administrative Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Kenntnisse in MS Office und CRM
• Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Systeme
• idealerweise Umgang mit WRIKE und Web CMS
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.