Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung

Organizational unit

Institute of Architectural Design, Art, and Theory (EKUT)

Job description

Zu den Aufgaben gehört die organisatorische Unterstützung der Professorin und deren akademischen Mitarbeiter/innen. Insbesondere die Erledigung von Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre, Führen des Haushaltes (u.a. Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Mittelverwaltung, Drittmittelprojekte, Beschaffungen, Inventur), Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, organisatorische Unterstützung von Exkursionen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalmaßnahmen (Einstellung, Weiterbeschäftigung, Arbeitszeitänderung etc.), Organisation und Erledigung interner und externer Kommunikation (u.a. Zuarbeit zu Berichten) und sonstige typische Sekretariatsaufgaben sowie die verwaltungstechnische Abwicklung von internationalen und nationalen Symposien. Ein weiteres Aufgabengebiet ist die Unterstützung bei der Projektkoordination und -entwicklung, zughörig dem saai Archiv, da die Professur die Leitung des Archivs inne hat.

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunk

Personal qualification

• Sie verfügen über eine einschlägige Ausbildung etwa als Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d), bzw. Kauffrau-/Mann (w/m/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Profunde EDV- und MS-Office-Kenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch.
• Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent, Teamfähigkeit und Kontaktfreudigkeit u.a. im Umgang mit internationalen Projektpartnern und Studierenden setzen wir voraus.
• Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbstständige, planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus.
• Sie sind in der Lage, digitale Kommunikationswerkzeuge anzuwenden.
• Ein sensibler, verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.