Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat
mit 80% bis 100%

Organizational unit

Institute of Photonics and Quantum Electronics (IPQ)

Job description

Sie übernehmen allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb. Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Auslösen, Nachverfolgen und Abwicklung von Bestellungen
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Koordination von Prüfungsterminen
• Organisation von Veranstaltungen

Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Institutsfinanzen, d.h. insbesondere:

• Controlling der Drittmitteleinnahmen und -ausgaben
• Erstellung von Kostenberichten und Überwachung der Budgetplanung sowie Abgleichung der Daten aus dem SAP-System
• Kommunikation mit KIT-internen Fachabteilungen

Starting date

01.07.2025

Personal qualification

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Ausbildung, gerne jeweils mit dem Schwerpunkt Controlling/Finanzen.
• Sie bringen vorzugsweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einem industriellen Umfeld mit.
• Sie sind sicher im Umfang mit MS Office und aufgeschlossenen gegenüber neuen Systemen.
• Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen im Bereich SAP-SRM.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Ihre Qualifikation wird ergänzt durch eine selbstständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
• Sie sind bereit, sich in vielfältige hochschulspezifische Arbeitsabläufe einzuarbeiten.

Die Stelle ist ggf. auch zum Wiedereinstieg geeignet.