Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung
Professur Internationaler Städtebau und Entwerfen

Organizational unit

Institute for Urban and Landscape Design (IESL), KIT Department of Architecture

Job description

Ihr Aufgabengebiet umfasst die eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Professur. Diese beinhaltet allgemeine Bürotätigkeiten in einem Sekretariat, wie Vorbereitung von Besprechungen, Organisation von Institutsveranstaltungen, Terminplanung, Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, schriftliche und mündliche Kommunikation mit den Studierenden und ausländischen Kooperationspartnern.

Hinzu kommen Prüfungsverwaltung und allgemeine Aufgaben zum Lehrbetrieb des Instituts, verwaltungstechnische Abwicklung von Personal- und Finanzangelegenheiten, Beschaffungs- und Buchungsangelegenheiten (SAP) sowie Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten.

Weitere Aufgaben sind Unterstützung bei der Verwaltung des Haushalts, Projektkosten- bzw. Haushaltskostencontrolling mittels Erstellen von Auswertungen und Statistiken sowie Betreuung der Drittmittelprojekte.

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personal qualification

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.
• Sie haben fundierte MS-Office-Kenntnisse.
• Sie bringen gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit.
• Zudem arbeiten Sie selbständig, zuverlässig, sind kommunikations- und teamfähig und haben organisatorisches Geschick.
• Die Bereitschaft zur Einarbeitung in vielfältige Verwaltungsvorgänge und neue Programmversionen wird erwartet.
• Ein freundliches und sicheres Auftreten setzen wir voraus.
• Persönlich zeichnen Sie sich durch eine planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus.
• Ein sensibler, verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.