Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Organizational unit

Service Unit Innovations and Relations Management (IRM)

Job description

In der Sachbearbeitung und Assistenz für die Leitung der Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:

• Finanzadministration:
  - Budgetcontrolling ausgewählter Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
  - Budgetvorausschau sowie -planung
  - Erstellen von Präsentationen und Übersichten
• Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen
• Koordination sowie Umsetzung von Dokumentation und Berichtswesen inkl. Erfassung und Auswertung von Kennzahlen zum Transfer
• Inhaltliche Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Veranstaltungsmanagement: Buchung von Räumen, Catering und Transporten, Mitarbeit auf Veranstaltungen, Einladungs- und Anmeldemanagement, statistische Aufbereitung aller Verwaltungen, Unterstützung bei der Content-Erstellung
• Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Starting date

sofort

Personal qualification

Sie verfügen über:

• eine administrative Ausbildung
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in Finanzcontrolling, Officemanagement sowie Teamassistenz
• schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
• fundierte Kenntnisse in MS Office, idealerweise im Umgang mit Web CMS und im Kundendatenmanagement CRM
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent
• gute Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.