Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
75% in Teilzeit

Organizational unit

Service Unit Innovations and Relations Management (IRM)

Job description

Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie das Team TRIANGEL der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, dieses ist überwiegend drittmittelfinanziert. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:

• Finanzadministration und -controlling:
  - Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
  - Erstellen von Drittmittelanzeigen
  - Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
  - Budgetvorausschau, -planungen mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
  - Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
  - Erstellen von Präsentationen und Übersichten
• Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
  - Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
  - Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
  - Vertragskoordination
  - Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden
• Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Starting date

sofort

Personal qualification

Sie verfügen über:

• eine administrative Ausbildung
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in Finanzcontrolling, Officemanagement sowie Teamassistenz
• schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
• idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent
• gute Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung

Wünschenswert ist Erfahrung in der Administration des KIT.

Entgelt

EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.