Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)
Teilzeit 50%

Organizational unit

Institute of Production Science (WBK)

Job description

• Sie unterstützen die Institutsleitung des wbk Institut für Produktionstechnik im Sekretariat und sind für das operative Tagesgeschäft verantwortlich.
• Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.
• Sie unterstützen die Institutsleitung in administrativen Belangen eines Förderprojektes.
• Ferner erarbeiten Sie entscheidungsreife Vorlagen für die Institutsleitung, Projektleitungen sowie externe Projektpartner und verfolgen deren Umsetzung.
• Sie wirken bei der Koordinierung von Aufgaben für die Institutsleitung mit und sind für das verlässliche Termin- und Reisemanagement sowie eine reibungs­lose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich.
• Sie wirken bei der Konzeption von Seminaren, Kolloquien, Workshops und Führungen mit.
• Sie übernehmen das Organisationsmanagement von inter­nationalen Meetings/Kolloquien und erstellen sämtliche Tagungsunterlagen sowie wesentliche Inhalte von Präsentationen und weiteren Informationsunterlagen.

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personal qualification

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement oder eine ver­gleichbare Qualifikation und relevante Berufserfahrungen.
• Den sicheren Umgang mit Microsoft Office Tools sowie eine gute Ausdrucksfähig­keit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Persönlich zeichnen Sie sich durch eine hohe Zuverlässigkeit sowie eine selb­ständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise aus.
• Sie überzeugen durch ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie eine starke Kunden- und Serviceorientierung.
• Organisationstalent sowie eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.