Sekretärin / Sekretär (w/m/d) des Präsidenten des KIT

Organizational unit

Presidential Committee

Job description

In dieser Funktion leiten Sie das Sekretariat des Präsidenten des KIT und koordinieren alle Büroabläufe. Sie erledigen alle anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben eigenverantwortlich und selbstständig. Zu Ihren vielfältigen Aufgaben gehören u. a. die Terminplanung und -koordinierung, die Geschäftskorrespondenz, die inhaltliche Erfassung und eigenständige Aufbereitung des Postein- und ausgangs sowie die Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen. Sie sind für die inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Gästeempfängen verantwortlich. Dabei treten Sie mit internen sowie externen Partnern aus der Wissenschaft, Politik und Industrie auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene in Kontakt.

Die Stelle ist nur unter bestimmten Voraussetzungen teilzeitgeeignet.

Starting date

1. September 2024

Personal qualification

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss, bspw. zum/zur Europasekretär/in (w/m/d) und bringen mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich mit.
• Daneben besitzen Sie sehr gute MS-Office Kenntnisse sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Persönlich überzeugen Sie durch besonderes Planungs- und Organisationsgeschick, ein sehr gutes Zeitmanagement und eine äußerst präzise Arbeitsweise.
• Ihnen bereitet es Freude, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten.
• Sie sind absolut zuverlässig und loyal, arbeiten gerne im Team und bringen sehr gute kommunikative Fähigkeiten mit.
• Im Umgang mit internen und externen Partnern sind Sie freundlich und empathisch und können Ihr Anliegen auf angemessene Weise durchsetzen.
• Die Bereitschaft zu einer bedarfsorientierten Gestaltung Ihrer Arbeitszeit runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.