Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung

Organizational unit

KIT Department of Civil Engineering, Geo- and Environmental Sciences (BGU)

Job description

Sie verstärken das Sekretariat des Dekanats und im Wesentlichen umfasst Ihre Tätigkeit folgendes:

• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (u. a. allgemeine Organisationstätigkeiten, Führung von Korrespondenz sowie Durchführung von Beschaffungen über SAP / SRM)
• Organisation, Vor- und Nachbereitung, Durchführung und Protokollführung von Gremiensitzungen in Präsenz sowie in digitalen / hybriden Sitzungsformaten mit Schwerpunkt auf Berufungsverfahren
• Ansprechpartner / Ansprechpartnerin (w/m/d) im KIT-Dekanat für den Datenschutz und die Informationssicherheit, verbunden mit der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) in Rücksprache und Zusammenarbeit mit den Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten am KIT

Starting date

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Personal qualification

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
• einen sicheren Umgang mit moderner Bürosoftware, insbesondere MS-Office und Konferenzsoftware
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse zur technischen Unterstützung von Web-Konferenzen
• eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Organisationstalent, ein sicheres Zeitmanagement, sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in universitäre Verwaltungsvorgänge
• ein freundliches und verbindliches Auftreten, Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Freude an der Arbeit im Team und am Umgang mit Menschen
• Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrungen im Bereich der Administration von Berufungsverfahren und damit verbundene rechtliche Vorgaben mit
• Kenntnisse in SAP-SRM sind von Vorteil

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.