Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Assistenz - Controlling - Personal

Organizational unit

Institute of Microstructure Technology - Thin Film Technology (IMT-TFT)

Job description

Im Bereich Thin Film Technology (TFT) (https://www.tft.kit.edu/index.php) am KIT unterstützen Sie in Ihrer Funktion als Verwaltungsmitarbeiter*in die Leitung der TFT sowie das Team der Doktorandinnen und Doktoranden. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet und eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Ihre Tätigkeit beinhaltet insbesondere die:

• Bearbeitung von Vorgängen im Haushalts- und Drittmittelbereich
• Durchführung von Beschaffungen mittels SAP einschließlich Rechnungskontrolle
• Überwachung und Erfassung der Budgetvorgaben und Veranlassen von Umbuchungen
• Vorbereitung und Verwaltung von Personalangelegenheiten
• Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (Tagungen, Sitzungen, Projekttreffen)
• Unterstützung der Leitung bei der Erstellung von Berichten
• Abwicklung der Korrespondenz mit Projektträgern
• Organisation und Verwaltungsaufgaben im Bereich studentische Arbeiten und Lehrangelegenheiten

Starting date

November 2024 oder später

Personal qualification

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich bzw. über eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie können idealerweise Berufserfahrung in den o. g. Aufgabengebieten nachweisen.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift und Sie verfügen über gute Englischkenntnisse.
• Sie sind erfahren im Umgang mit den MS-Office-Programmen und bringen SAP-Kenntnisse mit.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe aus.
• Organisations- und Kommunikationsgeschick runden Ihr Profil ab.
• Sie arbeiten gerne im Team, mit Studierenden und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.