Office Managerin / Manager (w/m/d)

Organizational unit

Institute for Applied and Numerical Mathematics (IANM)

Job description

Forschungsschwerpunkt der Arbeitsgruppe ist die numerische Mathematik. Wir beschäftigen uns u.a. mit der numerischen Lösung zeitabhängiger gewöhnlicher und partieller Differentialgleichungen, der numerischen linearen Algebra und numerischen Verfahren für die Bildverarbeitung.

Sie unterstützen die Institutsleitung und die wissenschaftlichen Führungskräfte bei der Verwaltung der finanziellen Ressourcen sowie bei der Projektadministration und sind Ansprechperson für alle budgetrelevanten und personellen Vorgänge. Ihr Aufgabengebiet umfasst im Einzelnen:

• Mitwirkung an der mittelfristigen Finanz- und Personalplanung sowie Vorbereitung der Jahresplanung, Jahresabschlussarbeiten,
• Budgetcontrolling am IANM sowie am Sonderforschungsbereich SFB 1173,
• Aufbereitung von Kennzahlen für die Institutsleitung, Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung,
• Drittmittelprojektverwaltung (Vorkalkulation, Mittelabrufe, Übertragung und Umwidmung, Umsetzung von Förderauflagen),
• Organisation von Konferenzen und Workshops am und außerhalb des KIT,
• Personalverwaltung des akademischen und studentischen Personals des Instituts,
• Administrative Tätigkeiten wie Einkaufsmanagement, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Gästebetreuung,
• Koordinierung der Institutsangelegenheiten mit den zentralen KIT-Abteilungen.

Wir bieten Ihnen ein vielfältiges, interessantes und internationales Arbeitsumfeld, das Sie aktiv gestalten und weiterentwickeln können.

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personal qualification

• Sie verfügen über ein betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor), idealerweise mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen / Controlling, oder über eine kaufmännische Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung.
• Ein sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen ist ebenso erforderlich wie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
• SAP-Kenntnisse sowie Kenntnisse der Strukturen und Prozesse am KIT oder an universitären Einrichtungen sind von Vorteil.
• Teamfähigkeit und Organisationsgeschick runden Ihr Profil ab.
• Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift ist Voraussetzung.
• Sie sind engagiert, dynamisch und haben Freude im universitären Umfeld zu arbeiten.